Az e heti kihívás a közüzemi számlák, csekkek rendszerezéséről szól annak érdekében, hogy időben befizessük a azokat, valamint hogy ha szükségünk van rá, a későbbiekben könnyedén megtaláljuk igazolásként a már befizetett csekkeket.Szó lesz arról is, hogy a befizetett dolgokat mennyi ideig érdemes tárolni, mielőtt kidobjuk őket.

Talán nem tévedek nagyot ha azt gondolom, hogy sokunk számára a csekkek, számlák befizetése nem tartozik éppen a kedvenc foglalatosságok közé, viszont egy olyan dolog, amit senki nem tud kihagyni az életéből.A számlák jönnek folyamatosan, és nekünk fizetnünk kell, ezt nem kerülhetjük el sehogy.Ráadásul még büntetést is kell fizetnünk, ha késve fizetünk, vagy épp befizettük, de nem tudjuk igazolni, hogy számlánk időben ki lett egyenlítve.Épp ezért ebben a kihívásban a cél az lesz, hogy felállítsunk egy olyan rendszert, melynek segítségével a szükséges feladataink ezen részét, a leghatékonyabban megkönnyítsük.

1.Lépés: Gyűjtsd egy meghatározott helyre a befizetendő csekkeket,számlákat!

Ha a múlt héten már vele tartottál a postai levelek rendszerezésénél, akkor ez a lépés neked már ki is van pipálva, mert ami helyet akkor kijelöltél a postai leveleknek, az a hely a számláidnak is tökéletes lesz.

Azért van kulcsszerepe az egy fix helyre gyűjtésnek a projektben, hogy ne maradjon ki semmi véletlenül, amikor a postára készülünk elkerülve a dupla postavizitet, vagy ami még rosszabb,a késedelmi pótlékot.Nehéz úgy átlátni a fizetendő dolgokat, ha egy számla az előszobában, a másik a hűtő tetején, a harmadik a táskánkban van, a negyedik egy nagy kupac papír alatt az íróasztalon  stb..Tehát a javaslat: amint megérkezik a postával a számla, ne halogasd, hanem lehetőség szerint azonnal bontsd ki a borítékot, nézd meg a befizetési határidőt rajta, írd rá a dátumot nagy betűkkel a borítékra, és tedd a számlák számára kijelölt helyre.

2.Lépés: Jelölj ki egy napot, melyen minden héten két percet a számláidnak szánsz!

Akár hetente kapod a fizetésed, akár havonta,sőt, akkor is ha mint vállalkozó, rendszertelenül jutsz pénzhez, érdemes minden héten foglalkozni a számlákkal.Ennek több oka is van:

• a számlák fizetési határideje nem egy napra esik, és ha nem akarsz késedelmi díjra extrán fizetni, kénytelen leszel némelyiket hamarabb befizetni.
• heti 2 perc idő ráfordítással nem halmozódik fel sok papír, amit rendszerezned kell.Tapasztalat, hogy minél több gyűlik fel valamiből,annál nehezebben kezdünk neki a szortírozásnak, így csal elhavazás lesz a vége.
• a hetente elvégzett feladat könnyen rutinná alakul, a rutin meló pedig sokkal könnyebben és gyorsabban el lesz végezve, mint amit havonta vagy esetleg ritkábban teszünk.

Tedd sorba a számlákat a befizetési határidő szerint, így felülre kerül az, amelyiket leghamarabb kell befizetni!

Ha postán fizeted, akkor értelemszerűen a csekket érdemes összetűzni a számlával, hogy ha a későbbiekben esetleg igazolnunk kell a befizetést, akkor meglegyen.Ha a papír alapú számlát, csekket online fizeted be átutalással, akkor a számlára érdemes ráírni a befizetés dátumát, esetleg tranzakció számát, így könnyebben visszakereshető később, ha kell.

Online számla rendezés

Ma már egyre többen ( a többek közt én is ) térnek át a papír nélküli, online számla rendszerre, ami szuper jó találmány, nincs felesleges papírhalmozás otthon, viszont ez nem jelenti azt, hogy nem kell foglalkoznunk vele többet, még akkor sem, ha csoportos beszedéssel vagy rendszeres átutalással történik meg a számlák kiegyenlítése. Ugyanúgy ellenőriznünk kell időről időre, hogy normálisan működik e rendszer, ahogy kell neki.

Amire figyelned kell:

• az esedékes fizetendő számlákra van e a megadott bankszámlán elég fedezet
• nézd át, hogy a múlt héten esedékes tranzakciók megtörténtek e
• ha van számlád, amit most esedékes befizetni, fizesd be
• írd fel a befizetés visszaigazoló számot

Akár online, akár papír alapon rendezed a számláidat, a későbbiekben sokat segít, ha dokumentálod is a befizetéseket.Erre egy példa a jobb oldalon látható táblázat, melyet innen le is tölthetsz, ki is nyomtathatod.Érdemes az épp aktuális havi összesítőt valami jól látható helyre tenni, mondjuk a családi naptár mellé, vagy ahol a bejövő postával foglalkozol.Amint megjött a számla, már be is írhatod az első oszlopba a befizetési határidő dátumát, valamint az összeget, így nem maradsz le az időben fizetésről.Miután rendezted a számlát,Fizetés módjához csekk vagy online kerül.Ha csekk, akkor tudod hogy a megfelelő dátumozású mappa megfelelő havi rekeszében kell majd legyen a befizetett csekk.Ha online, akkor írd oda melyik banknál fizettél, és a tranzakció számát.Hónap végén ezt az összesítőt rakd a megfelelő rekeszbe,a befizetett csekkek mellé, és kinyomtathatsz egy új táblázatot a következő hónapnak.

3.Lépés: Befizetett számlák rendszerezése

A befizetett számlák, csekkek megőrzése magánszemélyeknek nem kötelező, viszont saját érdekünkben nagyon is ajánlott.Tudomásom szerint jelenleg Magyarországon 5 év az elévülési idő, így azt gondolom, hogy 5 évre visszamenőleg érdemes ezeket megőrizni. 5 év alatt rengeteg számla gyülemlik fel, melyet ha nem rendszerezünk, egyszerűen átláthatatlan lesz idővel.

A rendszerezésre egyik módszer ez a bal oldalon látható mappa, melynek 12 rekesze van.A számla dátumát vesszük alapul.Egy mappába egy év kerül,és minden rekesz egy egy hónap.5 év számláihoz 5 mappára lesz szükségünk.A mappák elejére felírjuk az évszámot, és a legrégebbit mindig selejtezzük.

 Amennyiben tetszik ez a módszer, de nincs rekeszes mappánk, akkor ugyanezt a szisztémát megoldhatjuk gyűrűs mappával és a hozzá tartozó 12 db lefűzhető tasakkal.

Ez egy nagyon egyszerű rendszer, és a kivitelezése illetve fenntartása sem igényel sok időt, hisz csak be kell dobni a megfelelő havi feliratú fóliába vagy rekeszbe a befizetett számlát.Ha szükség lesz a későbbiekben valamire, csak fogod a megfelelő évszámú mappát, és a megfelelő havi rekeszt vagy tasakot kell átnézned.Ha magánszemély vagy, és nem adtad ki a lakásodat albérletbe, vagy más egyéb tényezőkhöz nincs szükséged az adóelszámoláshoz ezekre a befizetett számlákra, akkor felesleges azzal bajlódni, hogy külön szedjük szolgáltatónként is az igazolásokat.

Amennyiben az előbbi áll fenn, azaz adóbevalláshoz fel kell használnod ezeket, akkor viszont az adózáshoz szükséges papírokhoz kerülnek, és erről majd a jövő héten lesz szó bővebben.

4.Lépés: Évente egyszer selejtezz!

Ez az utolsó lépése ennek a kihívásnak.Mint fentebb említettem, 5 évig érdemes megőrizni ezeket a papírokat.Ha az imént ismertetett rendszert alkalmazod, akkor az azt jelenti, hogy összesen 5 régi teljes éved +1 aktuális mappád van.Évente egyszer a régi mappák közül a legrégebbi évszámú mappából kerülnek selejtezésre az igazolások. Selejtezésnél arra azért figyelj, hogy amin látszanak a személyes adatok, ha nincs is iratmegsemmisítő gépe, tedd azért olvashatatlanná.

Mondd el, hogy haladsz!

Kíváncsi lennék, hogy haladsz az e heti kihívással. Ha volnának egyéb ötleteid esetleg, amiket szívesen megosztanál velem, várlak Facebook-on azOtthonszervező csoportba egy kis tapasztalat cserére, ötletelésre. Nagyon inspirálóak tudnak lenni az előtte-utána képek. Fotózz és oszd meg velünk! Nagyon szeretném, ha minél többen megosztanátok a véleményeteket az e heti kihívásról.

Amennyiben kedvet kaptál csatlakozni az 52 hetes otthon rendszerező programhoz, és szeretnél minden héten egy értesítést kapni az újabb és újabb heti kihívásokról, jelöld be az Otthonszervező oldalt, ahol minden héten hétfőn megosztásra kerül az aktuális heti feladat.Ebbe a programba bármikor be lehet kapcsolódni, mert akár a háztartási munkálatoknak, ennek sincs  se eleje se vége, egy állandó körforgásban működik hétről hétre, időnként ismétlődve.A program során a háztartás minden egyes területére kitérünk.Természetesen a kisebb lakással rendelkezők (mint jómagam is) hely hiányában nem tudnak minden egyes helyet az itt leírtak szerint kialakítani, de a cél az, hogy az itt leírt szempontok figyelembe vételével, egy átlátható, rendezett, és a legkönnyebben fenntartható rendet a saját lakásunkban (legyen az kicsi vagy nagy) kialakítsunk, azaz a maximumot hozzuk ki otthonunkból.

Jövő heti projekt:

Tovább folytatjuk az otthoni iroda témakört, hisz ez a téma is akár a konyha, szinte kimeríthetetlen.A jövő heti projekt azokra vonatkozik igazán, akik az adóbevallásukat maguk készítik, hisz nekik lesz segítségükre az adózással kapcsolatos iratok, számlák rendszerezése.

Forrás