Otthonszervező

#24.HÉT - OTTHONI IRODA - Email és egyéb digitális dolgok rendszerezése

52 hetes otthonszervező, rendszerező program

2016. június 26. - cukornita

24_het-email_es_digitalis_dolgok.jpgAz e heti kihívásban egy kicsit a számítógépen tárolt adatok valamint az elektronikus leveleink rendszerezése lesz a feladatunk.

Az utóbbi időben, ahogy a számítógépek használata elterjedt a mindennapokban, azt gondolhattuk, hogy még pár év, és teljesen megszűnik a papír használata, egyre kevesebb kerül majd a lakásunkba, hisz mindent digitális formában kaphatunk meg.Ennek ellenére nem hogy kevesebb dolgunk van az iratokkal, inkább megduplázódott, hisz amellett, hogy most már a digitális alapú információkkal is foglalkoznunk kell, a papír dolgok is felhalmozódtak.Hisz milyen egyszerű is bármilyen információt számítógépről egy gombnyomással kinyomtatni, sokszorozni, és rengeteg emberhez eljuttatni.

A szórólapok mellett bombáznak bennünket nap mint nap emailekkel, melyekben még több információval halmoznak el bennünket.Az ok igen egyszerű:

az emailek segítségével olcsón és gyorsan lehet a különböző digitális információt terjeszteni.

logo2_kicsi_teglalap.jpgÚj vagy itt? Ez az email és digitális információ rendszerezős  poszt részét képezi egy 52 hetes otthonszervező, rendszerező programnak, melyet Taylor Flanery , a HomeStorageSolution101 megalkotója hozott létre. Kattints ide, ha többet szeretnél megtudni a programról. Amennyiben szívesen megosztod véleményed, tapasztalataidat,itt csatlakozhatsz  az Otthonszervező blog Facebook csoportjához, de ha csak egyszerűen szeretnél minden héten értesítést kapni az új bejegyzésről, akkor elég ha csak nyomsz egy like-ot az

 Otthonszervező oldalra.

Egy biztos, a digitális információkból rengeteget tudunk felhalmozni, hogy fizikailag nem foglalnak el sok helyet a papír alapú információkhoz képest.Gondoljunk csak bele, egyetlen pen drive-on hány évadnyi újságot, vagy hány fotóalbumra való fényképet tudunk tárolni, míg előbbi elfér egy pici zsebben, utóbbihoz tárolószekrények kellenek.

Egy fontos dolgot azonban szem előtt kell tartanunk: a digitális szemét is szemét, és rendszerezés nélül az is átláthatatlan és használhatatlan fájl halmaz lesz az egész.Mert mit ér ezer fotó az esküvőnkről vagy a gyermekünk első lépéseiről készült cuki videó, ha két napig keresve se találjuk meg, hogy belenézhetnénk.

Ennek elkerülésére érdekében érdemes belevágni ebbe a kihívásba is.

nev.jpg1. Lépés: Selejtezés

Mint az összes eddigi rendszerezős kihívásunk, ez is a selejtezéssel kezdődik. Ahogy a kézzel megfogható dolgoknál, itt is legelső körben meg kell szabadulnunk a már nem használatos fájloktól, érvényét veszített vagy érdektelen elektronikus levelektől.És nem csak azért, mert a memória kártyánk a gépünkben véges, hanem azért főleg, mert ezek a szükségtelen fájlok, levelek, képek időt vesznek el tőlünk feleslegesen.

El kell döntened, hogy mely fájlt vagy levelet törölheted, és melyek azok, melyeket kategorizálva mentened kell. A szabály ugyanaz, mint az iratok rendszerezésénél volt. Az alábbi négy kérdésre adott válaszaid a segítségedre lesznek a döntésnél.

  1. Van valami meghatározott ok vagy körülmény, ahol ezt az információt újra felhasználhatom? 
  2. Mennyire nehéz hozzájutni ugyan ehhez az információhoz újra, ha esetleg később mégis szükségem lenne rá?
  3. Mennyire friss és naprakész ez az információ?
  4. Megéri időt szánni rá hogy kategorizáljam, sorba rakjam ezeket az információkat?

Ha ezeket a kérdéseket szem előtt tartod a döntésnél, elkerülheted a "talán még kellhet" alapon való felhalmozást. Az időd és energiád értékes, ne pazarold hát nap mint nap a digitális szemetek kerülgetésére!

Példák digitális információkra, melyeket most azonnal átnézhetsz, mert biztos akad bőven mit selejtezni.

  • Fájlok a számítógépeden, elsősorban a dokumentek és letöltések mappákban.
  • Email láda bejövő levelei, beleértve azokat is, melyekhez csatolva van valami, amiket már elmentettél.
  • Email láda elküldött üzenetei
  • Email láda Spam mappája, itt azért fusd át egy pillanatra a címeket, nehogy olyat is kitörölj, aminek nem is a Spamok között lenne a helye.
  • Applikációk, programok amiket nem használsz számítógépedről, telefonodról.
  • Fotó és zene fájlok számítógépről és telefonról (ez megérne majd egy külön fejezetet is.)


2. Lépés: Emailek rendszerezése

Rendszerezd az elektronikus leveleidet ugyanúgy, kategóriákba csoportosítva, akárcsak a papír alapú iratokat.

A különböző email szolgáltatóknál eltérhetnek a kategorizálási lehetőségek.Van olyan email szolgáltató, ahol kis mappákat hozhatsz létre, és ezekbe helyezve a leveleket kategorizálhatod őket. Én személy szerint a Gmailt használom amióta csak elindult, itt címkék segítenek csoportosítani a leveleket.A lényege tulajdonképpen ugyanaz mindkettőnek, csoportokat hozhatunk létre, tetszés szerint nevet adhatunk a csoportoknak, és ezekbe átláthatóan tárolhatjuk a beérkezett leveleinket.

Első csoportként hozz létre egy referencia vagy igazolás nevű csoportot, mappát.Ide kerülnek be azok a levelek, amikkel tulajdonképpen dolgod nincs, csak meg kell őrizned őket egy esetleges későbbi bemutatásra, ellenőrzésre, igazolásra. Pl bankszámlakivonat

Második csoportnak a program összeállítója egy TO DO mappát javasol.Ide azok a levelek kerülnek, amikkel dolgunk van.Meg kell válaszolni, ki kell tölteni és visszaküldeni stb...Itt használd a két perces szabályt.Amikor megkapod a levelet, amiben valamiféle reakciót várnak tőled, ha 2 perc alatt letudod, azaz meg tudod válaszolni vagy el tudod végezni az emailben álló feladatot, azonnal ess neki.Ha hosszabb időt esetleg utánajárást is igényel, akkor az mehet a TO DO mappába.

nev_1.jpgAmi fontos:nem csak betolunk valamit a TO DO mappába, hanem rendszeresen átnézzük, és ahogy időnk engedi, igyekszünk elvégezni a vele kapcsolatos dolgokat.Amint elvégezted a munkát, archiváld, ha a későbbiekben szükséged lehet rá.

Ez a bal oldali kép egy részlet az én email fiókomból, a saját címkéimből, magáról a szisztémáról pedig majd a Facebook csoportban írok pár szót.Ha valaki nem lenne tisztában a címkék hozzáadásával, testreszabásával, a gmailhoz magyarázatot itt talál.

3. Lépés: Iratkozz le a felesleges levelező listákról!

A postaládád rendjének fenntartásának a kulcsa az, hogy megpróbálod leredukálni a lehető legjobban a beérkező leveleid számát.Biztosan veletek is előfordult, hogy akár véletlenül, akár szándékosan feliratkoztatok egy csomó levelező listára, melyek egykor még talán érdekeltek is, de mára már oda jutottál, hogy nem győzöd törölgetni az elolvasatlan hírleveleket.Jönnek havonta, hetente, a rámenősebbek akár naponta is, és te csak azt látod, hogy tele van az email ládád olvasatlan levelekkel, melyek között az igazán fontos leveleidet alig veszed észre.nev_2.jpg

Nagyon egyszerű a módja eme helyzet megszüntetésének.Ezentúl ha olyan hírlevelet kapsz, ami már nem érdekel, ne csak egyszerűen töröld ki, hanem adj egy pár másodpercnyi extra időt.Nyisd ki a levelet, és a levél alján ott kell legyen a link, amire kattintva le tudsz az adott cég vagy weboldal hírleveleiről iratkozni.Pár hét, és már érezni fogod a változást, hogy egyre kevesebb levél érkezik.

A jövőben pedig, ha bármilyen adatlapot kitöltesz, ahol az email címedet is elkérik, olvasd figyelmesen , keresd meg a hírlevélre való feliratkozásról szóló részt.Ezek általában egészen apró betűkkel vannak írva, és már alapból be vannak pipálva.Amennyiben nem kéred a leveleket, szed ki a pipát a négyzetből.

***UPDAT E : Ma olvastam egy weboldalról, ami szorosan kapcsolódik az mailek rendszerezéséhez.Egy teljesen ingyen program, melyhez első lépesként be kell írnunk az email címünket  . Egy kattintásra kidobja, hogy összesen hány hírlevélre vagyunk feliratkozva. Név szerint végig mehetünk a listán, és választhatunk 3 opció közül.

  • 1.Postaladaban marad
  • 2.Leiratkozas
  • 3.Unroll

Az első kettő gondolom világos. Az unroll az olyan hitlevelekhez való, melyekről nem szeretnél leiratkozni, viszont azt sem akarod,hogy a sok hírlevél között nehezen találd meg a fontosabb leveleket. Beállíthatsz egy napot, hogy melyik nap szeretnél hírleveleket olvasni. Az unroll összegyűjti neked a heten bejött leveleket, és azon a napon egybe elküldi neked.

A leiratkozás rész nagyon jó es gyors, tényleg szinte egy percbe se teli sok száz hirlevelrol leiratkozni, az unrollozas meg teszt alatt van, mert oda is beraktam egy párat.

Mint mondtam, a program teljesen ingyenes,  annyi hogy par leiratkozás után kéri hogy regisztrálj, de igazabol semmi extra infót nem ker. En a facebookkal való regisztrálást választottam, es selejtezés közben egy párszor megkért, hogy osszam meg az oldalt. Ezt csak nekem megjelentve meg is tettem, es haladhattunk tovább. Bar en a cikk irasakor kitakarítottam az email fiókomat, a programmal meg további 32 hirlevelrol iratkoztam le, ami korábban elkerülte a figyelmemet.

4. Lépés: Fájlok rendszerezése a számítógépen

Azt hiszem sokunk átélték már azt a pillanatot, amikor a számítógépünk egyszer csak beadta a kulcsot.Vagy tönkrement a merevlemez, vagy bármi más visszafordíthatatlan hiba lépett fel, ami miatt újra kellett telepítenünk az egészet, és rájöttünk, hogy a sok digitális információ, amit a gépünkön tároltunk, egyik pillanatról a másikra egyszer csak eltűnt. Legyen az fotó, legyen az bármilyen fontos dokumentum, sosem esik jól az ilyesmi.Épp ezért az egyik legfontosabb dolog amit ez ellen tehetünk, hogy időről időre mentsük a fontos digitális dolgainkat.Korábban a CD-re kiírást javasolták, de manapság már egyszerűen menthetjük a felhőbe is (pl Dropbox), akár két helyre is, hogy ha az egyikkel bármi is történne, még akkor is ott a másik tárhely, ahonnan szükség esetén a dolgainkat előhívhatjuk.Ezt megtehetjük manuálisan is, de talán a legjobb, ha kiválasztunk valami automata mentési módszert.Ha csak havonta egyszer elvégezzük vagy elvégeztetjük a mentést, máris leredukálódik a rizikó, hogy elveszítünk mindent, max az utolsó harminc információi tűnnek el, de akkor még időben talán újra be tudjuk szerezni az eltűnt adatokat máshonnan.

nev_3.jpgA fájlokat tetszés szerinti kategóriákba, mappákba csoportosítva mentsük el.Fényképeket lehet dátum szerinti, lehet események szerinti csoportokba, teljesen mindegy ki melyiket alkalmazza, lényeg hogy legyen benne egy saját rendszer, hogy amikor keresel valamit, tudd, hogy melyik fájlt hol találod meg.

A gépen én elég nagy mappagyártó vagyok, hisz szinte mindent a gépemen tárolok, a naptártól kezdve a fotógyűjteményen át a zenetáramig, a gyerekek scennelhető alkotásait, a könyvelésemet, a lakásunkhoz tartozó garanciákat, számlákat, minden fontosabb irat másolatát, és ha nem használnék annyi mappát, nem találnék meg soha semmit.Persze van olyan aki hasonlóan hozzám sok mindent tárol a számítógépén, lesz aki kevesebbet, de valamiféle rendszert mindenkinek fel kell állítani hogy használható legyen.Kezdetben elég a fő könyvtárakat létrehozni, aztán ahogy haladsz a szelektálásban, majd alakul menet közben milyen újabb mappákat vagy almappákat kell létrehozz.Alapnak nekem ezek vannak: zenék,videók,képek,iratok,programok, Letöltések. Ezek a fő mappák tagolódnak aztán almappákra, meg azokon belül is több mappára.

A cél tehát, hogy építsd fel a saját rendszered, és ebben a rendszerben találj mindennek helyet, amit megtartasz!

Mondd el, hogy haladsz!

Kíváncsi lennék, hogy haladsz az e heti kihívással. Ha volnának egyéb ötleteid esetleg, amiket szívesen megosztanál velem, várlak Facebook-on azOtthonszervező csoportba egy kis tapasztalat cserére, ötletelésre. Nagyon inspirálóak tudnak lenni az előtte-utána képek. Fotózz és oszd meg velünk! Nagyon szeretném, ha minél többen megosztanátok a véleményeteket az e heti kihívásról.

Amennyiben kedvet kaptál csatlakozni az 52 hetes otthon rendszerező programhoz,és szeretnél minden héten egy értesítést kapni az újabb és újabb heti kihívásokról, jelöld be az Otthonszervező oldalt, ahol minden héten hétfőn megosztásra kerül az aktuális heti feladat.Ebbe a programba bármikor be lehet kapcsolódni, mert akár a háztartási munkálatoknak, ennek sincs  se eleje se vége, egy állandó körforgásban működik hétről hétre, időnként ismétlődve.A program során a háztartás minden egyes területére kitérünk.Természetesen a kisebb lakással rendelkezők (mint jómagam is) hely hiányában nem tudnak minden egyes helyet az itt leírtak szerint kialakítani, de a cél az, hogy az itt leírt szempontok figyelembe vételével, egy átlátható, rendezett, és a legkönnyebben fenntartható rendet a saját lakásunkban (legyen az kicsi vagy nagy) kialakítsunk, azaz a maximumot hozzuk ki otthonunkból.

25_het-furdoszoba.jpgJövő heti projekt:

 Már egy jó ideje az otthoni irodánk apró részletein dolgoztunk.Kezdtük ugyebár abejövő postánk rendszerezésével, elkészítettük a kontaklistánkat, rendszereztük a csekkeket (már ez a három dolog is nagy könnyítést hozott az életünkbe, ugye? ),kiszortíroztuk a fontos iratokat, az újságok és ingyenes katalógusok nagy részétől is elszabadultunk, rendet tettünk az íróasztalunk környékén, és most, hogy ma a digitális dolgainkat is átláthatóbbá tettük, ugorhatunk a következő témakörre, az fürdőszobára, úgyhogy legközelebb a Fürdő lesz a téma.

 Forrás

 

 

 

 

 

 

A bejegyzés trackback címe:

https://otthonszervezo.blog.hu/api/trackback/id/tr528838336

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.