Otthonszervező

#17.HÉT - OTTHONI IRODA - Levelek rendszerezése

2016. április 25. - cukornita

17_het-levelek.jpg

 Az e heti kihívás egy olyan otthoni levelező rendszer felállítása lesz, mely segít nyomon követni a kimenő és bejövő postánkat, valamint egy olyan rutin bevezetése és elsajátítása, mellyel a rendszerünket hosszú távon fenntarthatjuk.Amint sikeresen felépítettük a levelező rendszerünket, ehhez mindösszesen napi kb 5 perc, illetve hétvégenként max 10 percre lesz szükségünk.

 

logo2_kicsi_teglalap.jpgÚj vagy itt? Ez az levél rendszerezős  poszt részét képezi egy 52 hetes otthonszervező, rendszerező programnak, melyet Taylor Flanery , a HomeStorageSolution101 megalkotója hozott létre.  Kattints ide, ha többet szeretnél megtudni a programról. Amennyiben szívesen megosztod véleményed, tapasztalataidat, itt csatlakozhatsz az Otthonszervező blog Facebook csoportjához, de ha csak egyszerűen szeretnél minden héten értesítést kapni az új bejegyzésről, akkor elég ha csak nyomsz egy like-ot az Otthonszervező oldalra.

Most talán úgy tűnik, hogy felesleges ennyi időt pazarolni a levelekre, de hidd el, hogy ez nem felesleges időpocsékolás, és hosszú távon mindenképp megéri.Csak hogy egy pár dolgot megemlítsek, hogz milyen előnyei is lesznek, ha ennek a kihívásnak eleget teszel:

  • Nem lesznek a konyha asztalon, előszoba szekrényen, hűtő tetején, íróasztalon tornyosuló papírhalmazok, melyek valljuk be, nem igazán esztétikusak, és lomos hatást keltenek.
  • Nincs felesleges pénzkidobás abból adódóan, hogy túl későn fizeted be a számládat, és késedelmi pótlékot kell fizetned.
  • Nem kell attól félned, hogy bármiről is lemaradsz, vagy késve adsz le fontos papírokat.
  • Nincs időpocsékolás a megfelelő iratok keresgetésével, ide oda pakolgatásával.

1.Lépés: Egy központi helykijelölése a postai levelezésünk részére!

Első lépésként válasszunk ki valami központi helyet, ahol az egész levelezési procedúránkat végezhetjük nap mint nap.Erre nincs jó vagy rossz hely, ezt mindenkinek saját magának kell kialakítani, de megemlítenék pár szempontot, amit talán érdemes szem előtt tartani a hely kiválasztásánál.

  • Ha van rá lehetőség, érdemes egy olyan központi helyen kialakítani, ahová már most is lepakolja a család a bejövő postát, szórólapot,akciós újságot.Általában ilyen szokott lenni az étkező asztal egyik sarka, előszobában a cipős szekrény teteje, másoknál a hűtő teteje.Ha pl a konyha asztalra szoktátok jelenleg ledobni a postát, nem mondom hogy hagyd is ott, hisz az nem illene bele a konyha funkciójába, és a konyha asztal nem erre való.De pl ha a konyha asztal közelében lévő kis polcon kijelölöd neki a helyet, arra a családtagok is könnyebben átállnak, hogy ezentúl oda pakolják a bejövő postát, mint ha mondjuk a nappali konyhától távol eső sarkában jelölnél ki erre egy helyet.
  • Legyen egy sima felület a közelben, ahol könnyedén ki lehet tölteni egy csekket,vagy bármilyen nyomtatványt.
  • Szerencsés hely az is, ha az irattartó dossziéidat tartod, azaz az otthoni irodád közelében van.
  • Plusz, legyen hely némi íróeszköz tárolására is.

A lakások elrendezése mindenkinél más és más, mint ahogy mi emberek és a szokásaink sem egyformák, ezért nem is lehet egyértelműen megfogalmazni, hogy ide vagy oda érdemes rakni, de ami fontos, hogy legyen egy hely amit kijelölsz a levelek helyének, hogy ne legyenek a lakásban szanaszét itt - ott lepakolt papírhalmazok, mert az csak a lomosodáshoz, rendetlenséghez vezet.

Ha kitaláltad a helyét a leveleknek, ne felejtsd el a családtagoknak is megmutatni a rendszert, és rávenni őket, hogy ők is használják.

2.Lépés: Szedd össze a levelező rendszered hozzávalóit!

  • A legfontosabb, hogy legyen egy papírgyűjtő szemetes a közelben.Ez lehet a fő otthoni szeméttároló rendszered része, ami ugye általában a konyhában van,lehet az otthoni irodád szemetese, lényeg hogy legyen a levelek helyének közelében egy kukád, és a bejövő postát szelektálva azonnal dobd ki, amire nincs szükséged.Gondolok itt a kéretlen szórólapokra,csekkek szolgáltatók számláinak borítékjaira stb..
  • Legyen egy vastagabb mappa,doboz vagy kosárka a befizetendő számláknak, illetve azoknak az iratoknak, amikkel rövid időn belül dolgod lesz, és nem akarod (nem is kell ) nagyon elpakolni.
  • Toll
  • Post-it,tűzőgép, cellux
  • Családi naptár
  • Kontaktlista

1.jpg

 

 

Sokan szeretik a kulcsokkal együtt tartani a leveleiket úgymond útra készen, nekik lehet jó ötlet a falra szerelhető levelező tároló, bár ezekben nem nagyon van hely kisebb irodai eszközökre mint tűzőgép, cellux,hibajavító stb...

 

 

3.Lépés: Szortírozás

Ha túl vagy a levelező helyed, rendszered kialakításával, minden egyes nap használnod kell azt. Váljék egy megszokott rutinná a napi bejövő posta illetve iratok szortírozása.Bejössz a lakásba, készbe veszed a bejövő postát, és szortírozz lehetőség szerint azonnal!

Itt igazán érvényes a 2 perces szabály, azaz ami kevesebb időt vesz igénybe mint 2 perc, azt ne halogasd, csináld meg azonnal, és sokkal beljebb leszel.Az hogy milyen kategóriákra csoportosítod a bejövő papírokat, valójában teljesen mindegy, a lényeg hogy tudd mit hova teszel, és az megőrizendő dolgokat hetente egyszer rakd el a végleges helyére, valamint ami papír felesleges, minél hamarabb szabadulj meg tőle.Tehát amint belépsz, átnézed a leveleket, ami nem kell, azonnal dobd is a kukába! Na és mi van azokkal, amik kellenek? Nem elég ledobni a konyhaasztalra, hogy majd kezdünk vele valamit, azonnal szortírozd!

Nálam ilyen kategóriák vannak:

  1. Szórólapok: amik érdekelnek, hogy majd később megnézem, vagy kuponfüzet,érdekesnek tűnő szórólapok.

  2. Céges: Férjem cége van ide bejelentve, és ő kap ide is leveleket, így azokat egyből ide rakom, így ha hazajön, egyből látja hogy cégnek jött valami.
  3. To Do, azaz tennivaló: ide rakom azokat a papírokat amit csak egy ideig kell megőrizni, dolgom van vele a közeljövőben.Ilyen pl a befizetésre váró csekk, gyógyszer recept, amit ki kell majd váltani.Ide rakom azokat a nyomtatványokat, amiket ki kell tölteni, vissza kell küldeni valahova, ide kerülnek amit a fiúk az iskolából hazahoznak értesítőt kirándulásról, szülői értekezletről.Ha nyaralást foglalok le, vagy repjegyet nyomtatok ki, az is ide kerül.Tehát minden amire nemsokára szükségem lesz, el kell intéznem, és nem kell hosszú távra megőrizni.Mivel ez az a kategória, amibe a legtöbb minden van, a határidős iratok,borítékok hátuljára régebben mindig ráírtam a határidő dátumát is,és amikor hétvégén az archiválás folyt, akkor ezt a dobozt is átfutottam gyorsan, így tisztán láttam, mi az aminél a határidő sürget, és az elkövetkezendő pár napban el kellett intéznem.Most már ezt a lépést kihagyom, ugyanis egy pár éve rákattantam a naptárazásra, így azonnal beírom a naptáramba mindennemű feladat határidejét.
  4. Archiválandó: ide pedig azok a papírok kerülnek, amikkel már végeztem, de idő hiányában még nem raktam be a végleges mappába.Vagy ha postán kapok valami olyat, amit meg kell őrizni évekig. Ezt általában hetente egyszer érdemes kiüríteni, így nem halmozódik fel sok papír, és pár perc alatt megvan ez is.
  5. Kimenő: ezek azok a papírok, amik már készen állnak a feladásra, és holnap viszem is a postára.Ezeket én általában az előszobába a cipós szekrényünkre rakom ahol a kabátjainkat és kulcsainkat is tartjuk, hogy másnap ne felejtsem itthon.

Nem szentírás, hogy nálad is ezek a kategóriák legyenek, inkább csak amolyan ötletadónak szántam, hátha lesz, akinek szintén beválik ez a rendszer.

2.jpg

 4.Lépés: Jelöl ki egy napot a papírmunkára!

Az, hogy azonnal szortírozol, még nem jelenti azt hogy végeztél is a levelekkel.Hetente egyszer az archiválandó iratokat el is kell pakolnod a végleges helyükre.Jelölj ki egy napot, és minden héten heti rutinképpen pakold el, fűzd le az megőrizendő iratokat.A To Do kategóriás papírokat nézd át, ami már nem kell belőle dobd ki, tedd felülre a sürgős határidejű dokumentumokat.Az archiválandó iratokról majd egy másik kihívásban lesz még szó bővebben.

5.Lépés: Menj végig a lakáson, és szedd össze az itt ott lepakolt papírokat, szórólapokat, és szortírozd őket a felállított levél rendszeredbe!

Szortírozd a papírokat a konyha asztalról, az előszoba szekrényről, az íróasztalodról, a hűtő tetejéről, de még a táskádból pénztárcádból is! Egyenként nézd meg, szortírozd a megfelelő kategóriába, ami már nem kell, dobd ki!

Mondd el, hogy haladsz!

Kíváncsi lennék, hogy haladsz az e heti kihívással. Ha volnának egyéb ötleteid esetleg, amiket szívesen megosztanál velem, várlak Facebook-on azOtthonszervező csoportba egy kis tapasztalat cserére, ötletelésre. Nagyon inspirálóak tudnak lenni az előtte-utána képek. Fotózz és oszd meg velünk! Nagyon szeretném, ha minél többen megosztanátok a véleményeteket az e heti kihívásról.

Amennyiben kedvet kaptál csatlakozni az 52 hetes otthon rendszerező programhoz, és szeretnél minden héten egy értesítést kapni az újabb és újabb heti kihívásokról, jelöld be az Otthonszervező oldalt, ahol minden héten hétfőn megosztásra kerül az aktuális heti feladat.Ebbe a programba bármikor be lehet kapcsolódni, mert akár a háztartási munkálatoknak, ennek sincs  se eleje se vége, egy állandó körforgásban működik hétről hétre, időnként ismétlődve.A program során a háztartás minden egyes területére kitérünk.Természetesen a kisebb lakással rendelkezők (mint jómagam is) hely hiányában nem tudnak minden egyes helyet az itt leírtak szerint kialakítani, de a cél az, hogy az itt leírt szempontok figyelembe vételével, egy átlátható, rendezett, és a legkönnyebben fenntartható rendet a saját lakásunkban (legyen az kicsi vagy nagy) kialakítsunk, azaz a maximumot hozzuk ki otthonunkból.


3.jpg

18_het_csekkek_es_szamlak.jpg

 Jövő heti projekt:

Maradunk a papírok, iratok rendszerezésénél és a a szolgáltatók számláinak archiválásáról, rendszerezéséről lesz szó.

 

 

Forrás: http://www.home-storage-solutions-101.com/

A bejegyzés trackback címe:

https://otthonszervezo.blog.hu/api/trackback/id/tr208660700

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.